Politique de confidentialité & Conditions d'utilisation

Partie 1 — Politique de confidentialité

01Présentation

TheCallAgent exploite un site vitrine accessible au grand public (thecallagent.com) ainsi qu'une plateforme web (app.thecallagent.com) exclusivement destinée aux clients partenaires disposant d'un compte approuvé. Cette application n'est pas accessible au grand public.

La présente politique de confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons et protégeons vos données personnelles, que ce soit via le site vitrine ou la plateforme.

02Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur le site et la plateforme est :

TheCallAgent
Représenté par Odilon Buisson
15 Rue de Saint-Hubert, 33370 Artigues-Près-Bordeaux, France
Email : odilon.buisson@thecallagent.com
Téléphone : 06 64 33 63 80

03Données collectées

3.1 Site vitrine — formulaire de contact

Nous collectons les données suivantes lorsque vous remplissez le formulaire de contact :

• Nom complet (obligatoire)
• Adresse email (obligatoire)
• Nom de l'entreprise (optionnel)
• Numéro de téléphone (optionnel)
• Message (obligatoire)
• Consentement : enregistrement de votre accord explicite via la case à cocher RGPD du formulaire

Ces données sont transmises via un webhook sécurisé (n8n) à notre équipe pour traitement.

3.2 Plateforme — usage client

Dans le cadre de l'utilisation de notre plateforme, nous collectons les données suivantes :

• Adresse e-mail : pour l'authentification et l'identification de votre compte.
• Données Google Calendar : événements de calendrier accessibles via l'API Google Calendar, après votre consentement explicite via OAuth 2.0.
• Données Gmail : lecture, envoi et gestion de vos e-mails via l'API Gmail, après votre consentement explicite via OAuth 2.0.
• Données Google Drive : fichiers et documents accessibles via l'API Google Drive, après votre consentement explicite via OAuth 2.0.
• Données CRM : contacts et fiches clients synchronisées via vos configurations Airtable.
• Données d'appels : métadonnées d'appels entrants et sortants (durée, date, statut) synchronisées via vos configurations Retell et Airtable.
• Messages de conversation : échanges avec les assistants IA, stockés pour assurer la continuité de vos conversations.
• Documents générés : devis, factures et contrats créés via la plateforme.

04Finalités et base légale

Finalité	Base légale (RGPD art. 6)
Répondre à votre demande de contact ou de démonstration	Consentement (art. 6.1.a) + Intérêt légitime (art. 6.1.f)
Gestion de la relation commerciale	Intérêt légitime (art. 6.1.f)
Fourniture des services de la plateforme (CRM, e-mails, agenda, IA)	Exécution du contrat (art. 6.1.b)
Gestion des comptes utilisateurs et intégrations tierces	Consentement (art. 6.1.a) + Intérêt légitime (art. 6.1.f)

05Utilisation des données (plateforme)

Vos données sont utilisées exclusivement pour :

• Vous permettre d'accéder et de gérer vos événements Google Calendar.
• Lire, envoyer et organiser vos e-mails via Gmail.
• Rechercher, stocker et partager des fichiers via Google Drive.
• Gérer vos contacts et prospects dans le CRM intégré.
• Afficher et analyser vos appels entrants et sortants.
• Générer des documents comptables (devis, factures, contrats).
• Fournir des réponses personnalisées via nos assistants IA.
• Améliorer la qualité et la performance de la plateforme.

06Accès aux services Google (données à portée limitée)

La plateforme utilise les API Google pour accéder à vos données de calendrier, e-mails et fichiers. Conformément à la Politique relative aux données utilisateur des services d'API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée :

• Nous accédons uniquement aux données nécessaires au fonctionnement des services activés par l'utilisateur (Calendar, Gmail, Drive).
• Nous ne vendons jamais vos données Google à des tiers.
• Nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
• L'accès à chaque service peut être révoqué à tout moment depuis les paramètres de votre compte Google ou depuis la plateforme.
• Les jetons d'accès sont stockés de manière chiffrée et ne sont utilisés que pour les requêtes API nécessaires.
• Aucune donnée Google n'est transmise à des modèles d'IA tiers à des fins d'entraînement.

Scopes Google utilisés

• calendar.events — Lecture et gestion de vos événements de calendrier.
• gmail.modify — Lecture, envoi et gestion de vos e-mails.
• drive.file — Accès aux fichiers créés ou ouverts par l'application.

07Applications et services tiers

Outre les services Google, la plateforme peut se connecter aux services tiers suivants, après votre consentement :

• Airtable — CRM et gestion des contacts.
• Retell AI — Gestion et analyse des appels téléphoniques.
• Twilio — Envoi de SMS.
• LinkedIn — Publication de posts professionnels.
• Anthropic (Claude) — Traitement par IA des requêtes conversationnelles.

Les données transmises à ces services sont strictement limitées à ce qui est nécessaire à l'exécution de la fonctionnalité demandée. Aucune donnée n'est partagée entre ces services sans votre action explicite.

08Destinataires des données

Vos données sont traitées exclusivement en interne par TheCallAgent. Elles ne sont ni revendues ni transmises à des tiers à des fins commerciales.

Nos sous-traitants techniques ont accès à vos données dans le cadre strict de leur mission :

• n8n : automatisation du formulaire de contact (traitement du webhook)
• Retell AI : agent vocal embarqué sur le site (widget de démonstration) et gestion des appels
• Supabase : hébergement de la base de données de la plateforme
• Google API : accès aux données Calendar, Gmail et Drive avec consentement

09Transferts hors Union européenne

Retell AI est une société dont les serveurs sont situés aux États-Unis. L'utilisation de son widget peut impliquer un transfert de données vers des serveurs hors de l'Union européenne. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission européenne.

Pour toute information sur les garanties mises en place, contactez-nous à : odilon.buisson@thecallagent.com.

10Cookies et traceurs

Ce site n'utilise pas de cookies de suivi ou publicitaires.

Des technologies tierces peuvent déposer des données techniques lors de votre visite :

• Widget Retell AI : script de démonstration vocale — peut stocker des données de session.
• Google Calendar : iframe de réservation de démo — soumis à la politique de confidentialité de Google.

Aucun outil d'analyse d'audience (Google Analytics, etc.) n'est installé sur ce site.

11Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité appropriées, incluant :

• Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS).
• Authentification sécurisée via Supabase Auth.
• Politiques de sécurité au niveau des lignes (Row Level Security) sur toutes les tables de données.
• Stockage sécurisé des jetons d'accès et clés API.
• Isolation des données entre utilisateurs (architecture multi-tenant).
• Accès restreint aux seuls utilisateurs approuvés par un administrateur.

12Conservation des données

12.1 Site vitrine

Vos données sont conservées pendant 3 ans à compter du dernier contact, conformément aux recommandations de la CNIL pour la prospection commerciale B2B. À l'issue de ce délai, vos données sont supprimées de nos systèmes ou anonymisées.

12.2 Plateforme

Vos données sont conservées tant que votre compte est actif. En cas de suppression de compte, toutes les données associées (conversations, configurations, jetons, documents générés) sont supprimées dans un délai de 30 jours.

13Vos droits

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — Règlement UE 2016/679), vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles détenues par TheCallAgent.
• Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données, sous réserve d'obligations légales.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données fondé sur l'intérêt légitime.
• Droit au retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur à ce retrait.
• Droit de révoquer l'accès aux services Google (Calendar, Gmail, Drive) à tout moment, depuis vos paramètres Google ou depuis la plateforme.
• Droit de déconnecter toute intégration tierce depuis les paramètres de la plateforme.

Pour exercer ces droits, adressez votre demande à : odilon.buisson@thecallagent.com

Nous nous engageons à vous répondre dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande.

14Droit de réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

CNIL — 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
Site : www.cnil.fr

15Mise à jour de cette politique

Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette politique de confidentialité à tout moment. En cas de modification substantielle, une mention sera affichée sur le site. La version applicable est celle disponible sur cette page, identifiée par sa date de mise à jour en en-tête.

Partie 2 — Conditions d'utilisation

01Objet

Les présentes conditions d'utilisation régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme Call Agent, accessible à l'adresse app.thecallagent.com. En utilisant la plateforme, vous acceptez l'intégralité de ces conditions.

02Accès à la plateforme

L'accès à Call Agent est réservé aux utilisateurs disposant d'un compte approuvé par un administrateur. La plateforme n'est pas ouverte au grand public. Chaque compte est personnel et ne doit pas être partagé.

03Services proposés

La plateforme permet, selon les intégrations activées par l'utilisateur :

• Gestion d'un CRM (contacts, prospects) via Airtable.
• Envoi, lecture et gestion d'e-mails via Gmail.
• Gestion d'agenda via Google Calendar (création, modification, suppression d'événements).
• Stockage et partage de fichiers via Google Drive.
• Génération de documents comptables (devis, factures, contrats).
• Analyse et gestion d'appels téléphoniques via Retell AI.
• Envoi de SMS via Twilio.
• Publication de contenu sur LinkedIn.
• Recherche dans une base de connaissances interne (RAG).
• Interaction avec un assistant IA conversationnel.

04Responsabilités de l'utilisateur

L'utilisateur s'engage à :

• Utiliser la plateforme conformément à sa destination professionnelle.
• Ne pas utiliser la plateforme à des fins illicites, frauduleuses ou abusives.
• Vérifier le contenu généré par l'IA avant tout envoi (e-mails, SMS, documents, publications).
• Maintenir la confidentialité de ses identifiants de connexion.
• Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité de la plateforme.
• Respecter les conditions d'utilisation des services tiers connectés (Google, Airtable, LinkedIn, etc.).

05Limites de responsabilité

Call Agent est fourni « en l'état ». Nous ne garantissons pas l'absence d'erreurs dans les réponses de l'IA, la disponibilité permanente des services tiers, ni l'exactitude des données synchronisées. L'utilisateur reste seul responsable des actions effectuées via la plateforme (envoi d'e-mails, création de documents, publication de contenu).

06Propriété intellectuelle

La plateforme Call Agent, son code, son interface et sa documentation sont la propriété de The Call Agent. Les contenus générés par l'utilisateur via la plateforme restent la propriété de l'utilisateur.

07Résiliation

L'accès à la plateforme peut être suspendu ou résilié par un administrateur en cas de non-respect des présentes conditions, ou à la demande de l'utilisateur. En cas de résiliation, les données de l'utilisateur seront supprimées conformément à la politique de confidentialité ci-dessus.

08Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier ces conditions d'utilisation et la politique de confidentialité. Toute modification sera publiée sur cette page avec une date de mise à jour actualisée.

09Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par le droit français. Tout litige relatif à l'utilisation de la plateforme sera soumis à la juridiction compétente.

10Contact

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou aux conditions d'utilisation, veuillez nous contacter via le site thecallagent.com.